24/08/2015 ♦ Gestão de projetos

Como criar uma wiki para sua empresa usando Google Sites

Foto: Kaboompics.com
Foto: Kaboompics.com

A base de conhecimento de uma organização é algo extremamente valioso. Como as coisas funcionam, quem faz o quê, histórico de atividades, modelos de relatórios entre outros documentos e processos.

É certo que um espaço colaborativo como uma wiki seja uma ótima plataforma para documentar tudo isso. Mas qual software usar para montar uma wiki corporativa?

Quando falamos em wiki, a primeira coisa que vem a cabeça é a Wikipédia. O aplicativo usando pela maior enciclopédia do mundo é o MediaWiki, um projeto de código aberto desenvolvido pela própria Wikimedia Foundation.

Usei o MediaWiki por um bom tempo e acredito que atualmente ele não atenda mais as necessidades de uma wiki colaborativa. Suas principais desvantagens são:

  • Visualmente sua wiki sempre ficará parecida com a Wikipédia. Não há muito o que personalizar além do logotipo.
  • A interface é desatualizada e difícil de usar, principalmente na área de administração.
  • A inserção de imagens é um problema de interface à parte. Você precisa subir a imagem em uma página específica, copiar o link e só depois inserir na página que você estava editando.
  • É preciso que um programador faça manutenções e atualizações periódicas no software.

Testei vários aplicativos para wiki, mas não encontrei nada que fosse superior e que justifica-se a migração. Mas um software que me surpreendeu positivamente, principalmente por não ser específico para wikis, foi o Google Sites. Comecei a usá-lo como wiki corporativa e fiquei muito satisfeito com o resultado.

  • É fácil de usar, editar e administrar.
  • Não exige instalação ou manutenção.
  • Permite acesso restrito em páginas ou seções específicas.
  • Integrado com o Google Drive.

Você pode usar o Google Sites de forma gratuita basta ter uma conta do Google (ex: um Gmail), seguir os passos desse tutorial e compartilhar o site com outras pessoas. O Google também disponibiliza um modelo padrão para intranets. Depois é só escolher a aparência, sugiro um tema neutro (gosto do Esqui).

Obviamente que a experiência ficará mais completa se sua empresa utiliza o Google Apps for Work, a suíte de aplicativos corporativo do Google. O custo inicial é de US$ 5 por usuário.

Para finalizar, listei algumas boas práticas para quem administra ou pretende montar uma wiki corporativa:

  • Comece com uma página para cada departamento da empresa, uma única página com a lista de clientes e uma subpágina para cada projeto, agrupadas por cliente.
  • Centralize relatórios e modelos de documentos, mas não duplique informações, faça links ou use um repositório integrado com o Google Drive ou Dropbox.
  • Mostre que a wiki é viva, notifique cada contribuição. Eu utilizo um canal do Slack que avisa sobre cada atualização na wiki.
  • Tenha um zelador de intranet, alguém que estimule a participação, tire dúvidas e mantenha a padronização das páginas.

Boa sorte e qualquer dúvida é só deixar seu comentário abaixo.

Esse artigo foi publicado originalmente no Medium.